Menos tareas sueltasMás sistemas trabajando
Automatización e IA para administración, ventas, RRHH, soporte y operaciones. Conecto las herramientas que ya usa el equipo para reducir el trabajo manual.
Cómo se estructura cada flujo
01Inicio
Un correo, un formulario, una fecha o un registro nuevo pone en marcha el flujo.
02Proceso
Se conectan las herramientas implicadas, se aplican las reglas del proceso y se usa IA donde hay que interpretar texto o documentos.
03Resultado
Los datos se actualizan, se avisa a la persona responsable o el resultado queda pendiente de revisión.
La automatización ejecuta las tareas repetitivas. Las decisiones siguen en manos del equipo.
Casos de automatización
Agente de IA para tareas entre sistemas
Recibe una petición escrita con normalidad y la resuelve consultando o actualizando el CRM, el ERP, hojas de cálculo o el correo.
Problema
Tareas pequeñas que obligan a saltar entre programas
Mirar el estado de un pedido, crear un registro o juntar datos de varias fuentes supone abrir varias aplicaciones y repetir los mismos pasos cada vez.
Solución
Se pide en una frase y el agente hace los pasos
El agente usa solo las herramientas a las que tiene permiso y deja registro de lo que hace. Las acciones delicadas pueden pedir confirmación antes de ejecutarse.
Cómo funciona
01Petición
Llega por chat, formulario o un aviso de otro sistema.
02Plan
Decide qué datos necesita y en qué orden consultarlos.
03Ejecución
Consulta o actualiza APIs, bases de datos, documentos o correo.
04Respuesta
Devuelve el resultado y registra cada acción.
Asistente sobre documentación interna
Responde preguntas sobre manuales, procedimientos y normativa interna, y dice de qué documento sale cada respuesta.
Problema
La información existe, pero nadie la encuentra
Manuales, procedimientos y fichas técnicas están repartidos en carpetas y versiones. Encontrar un dato exige saber dónde buscar o preguntar a quien lo sabe.
Solución
Respuestas con la fuente citada
Se pregunta con normalidad y el asistente responde con lo que dicen los documentos, enlazando el original. Si no está en la documentación, lo dice en vez de inventarlo.
Cómo funciona
01Carga
Incorpora los documentos de las carpetas que se elijan.
02Indexado
Prepara el contenido para buscar por significado, no solo por palabra exacta.
03Búsqueda
Localiza los fragmentos que responden a la pregunta.
04Respuesta
Redacta a partir de ellos y cita el documento.
Procesamiento de facturas
Recoge las facturas que llegan al correo, lee sus datos y los deja en Excel o en el programa de contabilidad.
Problema
Facturas que hay que copiar a mano
Cada factura hay que abrirla y pasar proveedor, fechas, importes e IVA a una hoja o al programa contable. Es lento y se cuelan errores.
Solución
Los datos de cada factura, listos para revisar
Se leen PDFs, fotos y escaneos y los datos se registran donde trabaja el equipo. Lo que no se lee con seguridad queda marcado para comprobarlo antes de contabilizar.
Cómo funciona
01Recepción
Detecta facturas en el buzón o en una carpeta compartida.
02Lectura
Lee PDFs, imágenes y documentos escaneados.
03Extracción
Saca proveedor, número, fechas, concepto, base, IVA y total, y marca lo dudoso.
04Registro
Lo pasa a Excel o al programa de contabilidad para validar.
Clasificación de tickets de soporte
Lee cada solicitud que entra, le asigna categoría y prioridad y la envía al equipo que debe resolverla.
Problema
Tickets que esperan a que alguien los lea y los reparta
Antes de resolver una incidencia, alguien tiene que leerla, decidir su tipo, su urgencia y a quién le toca. Mientras, el cliente espera.
Solución
Cada ticket llega al equipo correcto con su prioridad
Cada solicitud se clasifica, recibe una prioridad según las reglas del servicio y se asigna con un resumen del caso. El equipo puede corregir la clasificación.
Cómo funciona
01Recepción
Recoge tickets del correo, el formulario web o el chat.
02Clasificación
Identifica el tipo de solicitud y el área afectada.
03Prioridad
Propone la urgencia según el impacto y los plazos acordados.
04Asignación
Lo envía al equipo responsable con un resumen del caso.
Resumen y tareas de reuniones
Transcribe la reunión y envía a los asistentes las decisiones, las tareas y quién se encarga de cada una.
Problema
Reuniones que acaban sin acuerdos por escrito
Cada asistente se queda con sus notas y su versión. Días después nadie recuerda bien qué se decidió ni quién tenía que hacer qué.
Solución
Un acta con decisiones y tareas al terminar
La reunión se transcribe, se separan decisiones y temas abiertos y se proponen tareas con responsable y fecha. Alguien revisa el acta antes de enviarla.
Cómo funciona
01Transcripción
Pasa la grabación a texto e identifica quién habla.
02Decisiones
Separa lo acordado de lo que queda abierto.
03Tareas
Propone responsable y fecha para cada tarea.
04Envío
Manda el acta por correo o la sube al gestor de tareas.
Seguimiento de oportunidades
Avisa de los clientes potenciales que llevan días sin respuesta y resume en qué punto quedó cada conversación.
Problema
Clientes potenciales que se enfrían sin que nadie lo note
Después de una reunión o de enviar un presupuesto, el seguimiento se pierde entre el trabajo del día. Cuando alguien se acuerda, ha pasado demasiado tiempo.
Solución
Un aviso a tiempo con lo último que se habló
Se cruzan CRM, correo y calendario para detectar quién lleva demasiado sin contacto, y se prepara un recordatorio con la última conversación y un siguiente paso. El comercial decide si escribe y qué.
Cómo funciona
01Revisión
Busca contactos sin actividad en el plazo que marque el equipo.
02Historial
Reúne correos, reuniones y notas del CRM.
03Resumen
Resume la última conversación y lo que quedó pendiente.
04Aviso
Lo envía por correo, Slack o Teams con un siguiente paso sugerido.
Clasificación de candidaturas
Lee los CV que llegan, los resume en el mismo formato y los ordena según lo que pide el puesto.
Problema
Muchos CV, cada uno en un formato
Llegan por correo, portales y formularios. Para comparar dos candidatos hay que leer ambos enteros y apuntar a mano qué cumple cada uno.
Solución
Una lista ordenada con el motivo de cada posición
Cada candidatura se resume en los mismos campos y se compara con los requisitos del puesto. El equipo ve quién encaja, en qué flojea y decide a quién llamar.
Cómo funciona
01Recepción
Recoge los CV del correo, los portales de empleo o el formulario web.
02Lectura
Extrae experiencia, formación, idiomas y ubicación.
03Comparación
Marca qué requisitos cumple cada candidato y cuáles no.
04Entrega
Envía la lista ordenada con un resumen por perfil.
Incorporación de empleados
Cuando entra una persona nueva, lanza las cuentas, tareas y avisos de cada equipo y muestra qué queda pendiente.
Problema
Cada incorporación depende de que nadie olvide nada
RRHH, IT y el equipo que recibe a la persona tienen tareas distintas: cuentas, permisos, equipo, documentación y formación. Si una falla, el primer día empieza mal.
Solución
Las tareas de cada equipo se lanzan solas al contratar
Al registrar la incorporación, cada equipo recibe lo suyo según el puesto. Todos ven el estado y se avisa de lo que se retrasa.
Cómo funciona
01Alta
Registrar la contratación pone en marcha el proceso.
02Accesos
Pide o crea las cuentas y permisos del puesto.
03Tareas
Reparte documentación, formaciones y reuniones de bienvenida.
04Seguimiento
Muestra lo hecho y avisa de lo pendiente.
Borradores de contenido
Convierte notas, enlaces y documentos en borradores de publicaciones para LinkedIn, blog o newsletter.
Problema
Ideas que nunca llegan a publicarse
Hay temas de sobra, pero convertir una nota suelta en un texto publicable lleva tiempo y siempre hay algo más urgente.
Solución
Un borrador listo para corregir y publicar
El flujo propone el enfoque, redacta con el tono de la empresa y deja el borrador en el calendario. Nada se publica sin que alguien lo revise.
Cómo funciona
01Recogida
Reúne notas, enlaces y documentos del tema.
02Enfoque
Propone el ángulo y la estructura del texto.
03Redacción
Escribe con el tono y la extensión acordados.
04Revisión
Lo entrega para aprobar antes de programarlo.
Agente de IA para tareas entre sistemas
Recibe una petición escrita con normalidad y la resuelve consultando o actualizando el CRM, el ERP, hojas de cálculo o el correo.
Problema
Tareas pequeñas que obligan a saltar entre programas
Mirar el estado de un pedido, crear un registro o juntar datos de varias fuentes supone abrir varias aplicaciones y repetir los mismos pasos cada vez.
Solución
Se pide en una frase y el agente hace los pasos
El agente usa solo las herramientas a las que tiene permiso y deja registro de lo que hace. Las acciones delicadas pueden pedir confirmación antes de ejecutarse.
Cómo funciona
01Petición
Llega por chat, formulario o un aviso de otro sistema.
02Plan
Decide qué datos necesita y en qué orden consultarlos.
03Ejecución
Consulta o actualiza APIs, bases de datos, documentos o correo.
04Respuesta
Devuelve el resultado y registra cada acción.
¿Qué proceso automatizarías primero?Lo revisamos paso a paso.
Explícame cómo funciona hoy, qué herramientas usa y quién interviene. Te propongo un flujo adaptado a tu equipo, sea cual sea el departamento.